Formato PDF Se define la toma de decisiones y como esta actividad se ha convertido en una función imprescindible para la vida de cualquier organización. Se precisa cómo interviene la racionalidad de quienes toman las decisiones, cuando la incertidumbre impera. Se analiza la triada: dato-información-conocimiento y, por último, se muestran algunos conceptos de análisis de información y su relación con el proceso de decisión.
Palabras clave: Toma de decisiones, gestión, dato, información, análisis de información.
Decision making and how this activity has become a basic function for the existence of any organization is defined It is determined how the rationality of the decision makers intervenes when uncertainty rules. The data-information-knowledge triad is analized and, finally, some information analysis concepts and their relation to the decision making process are given.
Key words: Decision making, management, data, information, information analysis.
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Cita (Vancouver): Díaz Duarte D. Toma de decisiones: el imperativo diario de la vida en la organización moderna. Acimed 2005;13 (3). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_3_05/aci09305.htm Consultado: día/mes/año.
La situación económica y social que caracteriza a la sociedad
moderna genera profundos cambios en las organizaciones las cuales se preparan
para ser más flexibles y establecen estrategias con el objetivo de adaptarse
al entorno altamente turbulento en el que desarrollan sus acciones.
Ante ambientes tan poco estables y la imposibilidad de actuar a ciegas, los
miembros de la organización y, en particular, su alta gerencia necesitan
manipular grandes volúmenes de información para cumplir con sus
funciones esenciales. Deben implementarse entonces, prácticas administrativas
dirigidas a garantizar el éxito organizacional y entre ellas, la toma
de decisiones, soportada en el análisis de información, es vital.
Escribir sobre la relación entre la toma de decisiones y el análisis
de información, cuando reconocidos y prestigiosos especialistas han expuesto
repetidamente sus criterios en distintos ámbitos es sumamente arriesgado:
los conceptos algunas veces se solapan; otras, se amplían, se integran,
se entrelazan y se confunden sus límites. No resulta fácil establecer
fronteras y menos aún, formular definiciones. Los mismos especialistas
no hallan la forma de concretar las definiciones y mucho menos un consenso,
como diría Linares Columbié: "hay consenso en torno
a la falta de consenso", en su artículo: "Ciencia de la Información:
Construcción disciplinaria y ausencias."
No obstante, las diversas interpretaciones, disertaciones y teorías que
puedan existir entre la gran cantidad de autores que se refieren al tema desde
las distintas aristas que puede ser visto, se analizará la información
gerencial, tanto interna como externa de la organización, que soporta
una toma de decisiones confiable y acertada y, por supuesto, la obtención
de las ventajas competitivas imprescindibles para el avance de las organizaciones.
Desde hace siglos, las organizaciones se han preocupado por lo que ocurre a
su alrededor, los nuevos inventos, las nuevas técnicas, la competencia.
Ya en el siglo XVIII, la revista escandinava "Den Göteborg Spionen",
tenía un lugar importante en la introducción de los procesos de
fabricación de porcelana utilizados en el sur de Europa, en su área
de influencia.
Siglos antes, en el Japón de la dinastía Toh -siglos VII
a IX-, se enviaron más de una decena de misiones de estudio a Choan,
China, en aquel entonces, probablemente la ciudad más desarrollada y
cosmopolita del mundo para obtener información sobre sus avances. Sin
dudas, en aquellos tiempos recoger información sobre los últimos
desarrollos tecnológicos era diferente, porque estos se producían
en determinados lugares, la velocidad de aparición de las novedades era
más lenta y la diseminación se realizaba preferentemente por la
relación y el trato personal entre las elites que tenían acceso
a la información, al no existir tecnologías de información
como las surgidas durante el último siglo, era necesario ir al lugar
y obtener directamente la información deseada.
Hoy, la producción científico técnica crece exponencialmente
y se distribuye entre un gran número de comunidades científicas,
cada vez es menor el tiempo necesario para transformar un conocimiento básico
en ciencia aplicada, y luego en tecnología; asimismo, se dispone de más
información, como resultado del desarrollo de las nuevas tecnologías
de la información y la comunicación (NTIC).
La segunda mitad del siglo XX fue testigo de algunos hechos concretos que propiciaron
grandes cambios, entre ellos: la aparición de las computadoras, el crecimiento
acelerado de su velocidad de procesamiento y capacidad para el almacenamiento
de datos, la facilidad de interconexión de las computadoras y la aparición
de la gran red de redes, Internet.
Ello, sin dudas, ha posibilitado disponer de servicios de acceso en línea
a bases de datos y ha provocado una gran explosión de información
que rebasa la capacidad de procesamiento de las organizaciones y la búsqueda
de herramientas para el manejo de estos grandes volúmenes de información.
Todo esto, unido al incremento de la competencia a nivel mundial, impulsado
por el dominio de las trasnacionales, ha originado desde los años ochenta,
un contexto de creciente necesidad de dotarse de técnicas de captación
y análisis de información sobre el entorno competitivo y tecnológico
y, en particular, de formas organizativas y herramientas que faciliten dicho
objetivo.
La adopción de posiciones de carácter proactivo y su práctica
implica actualmente el análisis de las características, tanto
del entorno como de las condiciones internas de la organización con el
propósito de reducir la incertidumbre en la toma de decisiones y realizar
una planeación con un mayor grado de certeza.
Uno de los factores más importantes en el desarrollo del mundo contemporáneo
son los conocimientos que posea una organización, cualquiera que esta
sea y claro está, como sea capaz de aplicarlos.
En este empeño, comprobada está, la marcada importancia del aprovechamiento
del imponente caudal de recursos de información existentes para la toma
de decisiones en las instituciones. El sólido crecimiento y desarrollo
de cualquier economía, desde la de una pequeña organización
hasta la de un país entero, dependerá indudablemente de decisiones
basadas en el conocimiento.
Sabido es, que actualmente muchas decisiones en el marco de las organizaciones,
se toman sin considerar explícitamente las etapas de ese proceso o los
métodos cuantitativos y cualitativos existentes en las distintas ramas,
y que las tradiciones, los hábitos, las costumbres, la propia intuición
y experiencia de un directivo desempeñan una función importante
en la forma en que los problemas se solucionan.
Entre las obligaciones que impone la función gerencial, se encuentra
tomar decisiones. Con frecuencia, son escasos aquellos individuos que realmente
se detienen a considerar el proceso secuencial y sistemático que implica
tomar una decisión con el objetivo de obtener realmente la efectividad
necesaria a partir de la decisión tomada. Druker, en su libro "La
decisión efectiva" se refiere a ello cuando dice: "Una decisión
para cumplir con la característica de ser efectiva, debe ser el resultado
de un proceso sistemático, con elementos definidos que se manejan en
una secuencia de pasos precisos." 1
Con respecto al concepto "toma de decisiones", Schein, plantea: "la
toma de decisiones es el proceso de identificación de un problema u oportunidad
y la selección de una alternativa de acción entre varias existentes,
es una actividad diligente clave en todo tipo de organización."2
Quien toma una decisión debe identificar todas las alternativas disponibles,
pronosticar sus consecuencias y evaluarlas según los objetivos y metas
trazadas. Para ello, se requiere: "En primer lugar, información
actualizada sobre qué alternativas se encuentran disponibles en el presente
o cuáles se deben considerar. En segundo lugar, se necesita información
sobre el futuro: cuáles son las consecuencias de actuar según
cada una de las diversas opciones. En tercer lugar, es indispensable la información
sobre como pasar del presente al futuro: cuáles son los valores y las
preferencias que se deben utilizar para seleccionar, entre las alternativas
que, según los criterios establecidos, conducen del mejor modo a los
resultados que deseados".3 Este procedimiento ideal, en muchas ocasiones,
debido a la escasez de tiempo y recursos para alcanzar este estado de conocimiento,
es imposible aplicarlo en entornos tradicionales, por ello la necesidad de sistemas
que posibiliten el análisis y la interpretación de la información
disponible.
Puede definirse entonces, la toma de decisiones como una actividad imprescindible
en las organizaciones, con un significado especial para todos sus niveles, porque
es parte fundamental inherente a todas las demás actividades de la empresa.
En el proceso de toma de decisiones no siempre se dispone en el momento preciso
de toda la información requerida y mientras más compleja sea la
decisión, más difícil resultará conocer todas las
alternativas. Además, aunque quien toma la decisión trate de ser
objetivo no siempre es posible lograrlo. Por estas y otras razones, es ilógico
esperar que las personas actúen en forma completa y estrictamente racional,
en particular, en la toma de decisiones.
La mayoría de los que tienen esta responsabilidad intentan tomar sus
decisiones en los marcos de la racionalidad aunque no siempre esto es posible,
debido a que se enfrentan un mundo real, muy complejo, donde las limitaciones
de información, tiempo y la incertidumbre reinante limitan considerablemente
la racionalidad.
Los cambios que se suceden desde el siglo pasado en las esferas económica,
social, cultural y de mercado llevan a que todas las organizaciones manejen
información, una notable transformación en la que la base es el
conocimiento, se vive una nueva era, la "Era del conocimiento".
Dicha era se caracteriza por una serie de cambios constantes en lo que a los
procesos gerenciales respecta:
Estos continuos cambios en el entorno y en el interior de las organizaciones
promueven, cada vez más, la necesidad de mejorar el proceso de toma de
decisiones y ello repercute en un mejoramiento continuo de la información
que llega a la más alta dirección.
Un elemento importante a considerar en este proceso es conocer que el decisor
se comporta racionalmente sólo en función de aquellos aspectos
de la situación que logra percibir y conocer, por lo que aquellos que
no se conozcan no interfieren en su decisión aunque influyan en el resultado.
Por otro lado, mientras se disponga de más información de calidad
necesaria, que aporte elementos de juicio sobre el problema a resolver, se incrementa
la probabilidad de que la decisión sea más racional y saludable
para el logro del objetivo deseado.
Según Simon, "la racionalidad de quien toma las decisiones en la
organización está limitada, como mínimo de tres modos:
4
Por otra parte, es necesario considerar también, que para las personas que toman decisiones (decisores) existen preferencias, prejuicios, predisposiciones, gustos y desagrados, que, en fin, sin ánimo de disertar sobre la psicología del ser humano, es imprescindible reconocer que forman parte de las características intrínsecas del individuo. Por lo que la persona que realmente desee tomar una decisión acertada requiere para ello:
En esta misma línea, se encuentra la definición de Olivé:
"Una decisión se define como un proceso de análisis y selección
entre diversas alternativas disponibles". Según esta autora, en
la selección de la alternativa existe la condición implícita
de la racionalidad, "Toda decisión racional escoge los medios apropiados
para alcanzar un determinado fin; es decir es esencialmente la selección
de los medios más adecuados -estrategia que depende de los recursos disponibles
para el alcance de determinados fines (objetivos) en el sentido de obtener los
mejores resultados". 5
Estudios realizados en el Instituto de Ciencia Política de la Universidad
de Chile, han identificado 4 puntos claves para definir los elementos que toda
decisión político-estratégica necesita para alcanzar sus
objetivos: 6
Al actuar con racionalidad, se requiere mirar con luz larga porque las consecuencias
de las decisiones tomadas suelen ocasionar sorpresas en el futuro. En este sentido,
las decisiones racionales, se basan en opiniones y expectativas sobre la probabilidad
de sucesos o resultados inciertos en el futuro.
En tanto Cybert y March, consideran a la organización como "un
sistema racional propicio para la adaptación, que está restringido
por la incertidumbre ambiental, los problemas de múltiples objetivos
e intereses y las limitaciones en sus capacidades para el procesamiento de información",
7 es por ello, que cualquiera que sea la metodología
a utilizar para el análisis de información con vistas a tomar
decisiones no es posible descartar los continuos cambios del entorno, los objetivos
y metas trazados por la organización y la continua capacitación
del personal para procesar información.
Con base en lo anterior es posible afirmar que una decisión completamente
racional exigirá una información, cuya búsqueda y recopilación
casi siempre estará más allá de las capacidades de la organización,
así como un procesamiento de la información, es decir, un análisis
y evaluación cuya ejecución excede la capacidad de los seres humanos
y por ello, es necesario recurrir a la utilización de las modernas técnicas
y herramientas de análisis de información donde tienen una participación
interactiva el hombre y las nuevas tecnologías.
Dato, información y conocimiento son elementos fundamentales para la
toma de decisiones en las organizaciones, pero su significado no es tan evidente
y sus límites no siempre son claros. Estos tres elementos forman un sistema
jerárquico de difícil delimitación. Lo que significa dato
para un individuo puede significar información o conocimiento para otro
y viceversa, surgen entonces confusiones, y por eso, la importancia de dejar
establecido cómo se relacionan y los aspectos que los diferencian.
Desde finales del siglo III, hasta finales del siglo XV, en sentido general
y sin pretender profundizar mucho en la historia, el conocimiento, transformado
en información, estuvo limitado al almacenamiento, acceso y uso, en grandes
monasterios medievales, poseedores de todo el saber de la humanidad. No es hasta
después de 1440, fecha en que surgió la imprenta, a partir de
la tipografía inventada por Gutenberg, que el conocimiento pudo extenderse
a sectores más amplios que los clericales. Posteriormente, el movimiento
renacentista de los siglos XV y XVI sacó a la luz nuevamente el caudal
de conocimiento de los clásicos de la antigüedad. Es así
como, en los comienzos de la era postmoderna y con el advenimiento y desarrollo
acelerado de las NTIC, la información está llamada a constituir
el eje central de toda estructura económico-social del futuro inminente.
Existen numerosas definiciones sobre este polémico término. Los
que lo definen se basan para ello en diferentes puntos de vista. Esto ha permitido
que se relacionen algunos conceptos importantes con sus distintos enfoques.
De ahí que surja la necesidad de esclarecer oportunamente qué
es la información.
El punto de vista filosófico se evidencia cuando se define la información
como "una parte de una reflexión, diferente de los factores materiales
y energéticos, que se percibe por los sistemas materiales en una etapa
organizativa definida y tan voluminosa que puede almacenarse, procesarse y utilizarse
con posterioridad para mantener su control, y se expresa en mensajes ordenados
respecto a la probabilidad de uno u otro hecho entre la multitud de acontecimientos
de una naturaleza específica". 8
Se advierte un punto de vista cibernético, cuando se define la información
como"...la noción central de la cibernética [...] incluye
todos los datos que son objeto de almacenamiento, trasmisión y transformación
[...] siempre se manifiesta de modo material y energético en forma de
señales". 9
Páez Urdaneta, se refiere en su concepto a información
como significado cuando dice: "Información: Datos o materia informacional
relacionada o estructurada de manera actual o potencialmente significativa."
10
Langefors, la define como "cualquier clase de conocimiento o mensaje que
puede utilizarse para mejorar o posibilitar una decisión o acción".
11
Habitualmente tiende a confundirse dato con información. Es importante
considerar que mientras el dato no se transmite, percibe y utiliza no se convierte
en información, es decir, en mensaje.
Para Páez, el dato es un "Registro icónico, simbólico
(fonémico o numérico) o sígnico (lingüístico,
lógico o matemático) por medio del cual se representa un hecho,
concepto o instrucción." 10
Dürsteler, en referencia a los datos, expresa que "A pesar de
su abundancia no es la fuerza definitoria de nuestro tiempo. Los datos sin contexto
no son información y como tal, son simplemente la materia en bruto del
que partimos para la comprensión, igual que un bloque de granito no es
una escultura hasta que se retira la piedra sobrante, aunque la escultura esté
allí" 12
Según Ros: "Wilson se fija en la necesidad práctica
de considerar la información como acumulación de datos y como
proceso. En Horton, se considera al conjunto de datos que se procesaron
automática y manualmente y se presentan de tal manera que permita tomar
una decisión". 13
Para Blanco: "La información son datos que adquieren un mayor
significado luego que se codifican y se transmite en un lenguaje comprensible
para el usuario. Para que los datos se conviertan en información es necesario
la:
Con respecto al término "Conocimiento" también existen
muchas definiciones:
Dürsteler, por ejemplo, puntualiza que "Lo que diferencia el
conocimiento de la información es la complejidad de las experiencias
que se necesitan para llegar a él. Para que un alumno llegue al conocimiento
de una cierta asignatura, se ha de exponer al mismo conjunto de datos de diferentes
maneras, con diferentes perspectivas y ha de elaborar su propia experiencia
del mismo". Y en su análisis cita a Shedroff, que expresa
"la educación es tan notoriamente difícil, porque el conocimiento
no se puede transferir de una persona a otra, se ha de fabricar por la propia
persona. En este sentido, Shedroff, preconiza el "diseño
de experiencias" como la forma de crear las experiencias que construyen
el conocimiento de forma más eficiente. La visualización de información
interviene en el paso de los datos a la información y en la posibilidad
de la construcción del conocimiento, al revelar los patrones que subyacen
en los datos".12
Según Ponjuán, el conocimiento es "el conjunto de cogniciones y habilidades con los cuales los individuos suelen solucionar problemas. Comprende, tanto la teoría como la práctica, las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción. El conocimiento se basa en datos e información, pero a diferencia de éstos, siempre se vincula a las personas. Forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos sobre las relaciones causales" (Ponjuán Dante G. Observaciones no publicadas, 2002).
Sobre el significado y el valor estratégico del conocimiento para las
organizaciones, Martínez y Almaguer, consideran que "El conocimiento,
enfocado durante muchos siglos desde una perspectiva epistemológica,
relacionado sólo con el desarrollo intelectual de las personas, sufre
una transformación en su naturaleza y comienza a considerarse en los
últimos años como un valor estratégico y un recurso por
excelencia para la gerencia y el crecimiento de cualquier organización,
esto es, se conceptualiza como un medio para obtener resultados".15
La importancia fundamental de este punto de vista está en cómo
procesar y utilizar este recurso, es decir, su valor instrumental.
Respecto al concepto información, todas las definiciones antes citadas
sobre este polémico término tienen algo en común y es que
casi todas mencionan la presencia de datos con significado o mensaje con significado,
así destacan la importancia de éstos en la información
y su vinculación con el proceso de la comunicación. Es decir,
sin datos es imposible la información. Los datos son como ingredientes
en bruto, sin significado, desvinculados de la realidad, resultan incapaces
de esclarecer cualquier estado de incertidumbre. Constituyen la materia prima
de la información. Con relación a las organizaciones, los datos
se vinculan con registros estructurados de hechos significativos que analizados
y convertidos en información representan actividades comerciales, oportunidades
de compra/venta, información sobre el mercado, sobre los competidores,
etcétera. Es decir, son la principal fuente para la obtención
de información valiosa para el proceso de toma de decisiones.
En cuanto al conocimiento es innegable su vinculación con el individuo,
debido a todos los procesos cognitivos por los que debe trascender. Aunque este
término tiene una relación significativa con la información,
ella no puede considerarse automáticamente como conocimiento. Es oportuno
aclarar que el hecho de poder acceder a cantidades cada vez mayores de datos
y aún de información, no asegura el crecimiento del conocimiento.
Por un lado, gran parte de la inmensa cantidad de datos son aquellos que no
afectan el conocimiento y por otro, el tiempo que consume su filtraje, por personas
inexpertas, para desechar lo inservible y proporcionar un nuevo conocimiento
no permite de forma oportuna la agregación o el incremento del existente.
El advenimiento de las NTIC, así como el surgimiento y auge de la llamada
industria de la información ha contribuido de forma sustancial al incremento
del caudal de información. Su principal exponente, Internet, ha favorecido
que la generación de conocimiento a partir de información, se
acelere cada vez más y lleve a las organizaciones por caminos insospechados.
La sociedad de la información crece cada día, traspasa las barreras
del tiempo y el lugar y proporciona un desmesurado cúmulo de información
que no puede controlarse por ningún ser humano.
Es precisamente en este contexto donde se desarrollan nuevas actitudes y comportamientos
hacia la información. "El trabajo profesional vinculado a la información
en cualquier organización, exige el dominio de un conjunto de variables
que están presentes en su tratamiento. Asimismo, el dominio de las funciones
de la gestión y de algunas de las principales herramientas que desarrolladas
en las últimas décadas, no deviene en mero elemento cultural del
profesional que maneja información, sino en una necesidad imperiosa".
16
"El acceso rápido y eficiente a una información confiable
y precisa permite adoptar una posición adecuada a la hora de tomar una
decisión para solucionar un problema con un menor costo. Pero esto sólo
es posible, si se ha realizado previamente un proceso de análisis de
la información, en el que se adicione un conjunto de valores pertinentes
a partir del trabajo intenso que realizan especialistas entrenados en el uso
de las técnicas de información". 17
Estas y otras condiciones han transformado la actividad de información
dentro y fuera de las organizaciones, ha compulsado la aparición de tendencias
relacionadas con el desarrollo del proceso de inteligencia y el consiguiente
uso de información de inteligencia, la que debe hacerse accesible a todos
aquellos que la necesiten, fundamentalmente, a los responsables de la toma de
decisiones.
Por lo anterior y en concordancia con el planteamiento de Ponjuán,
queda claro que las organizaciones precisan gerenciar inteligentemente todos
sus procesos y recursos, por esto, debe hacerse una eficaz y efectiva gestión
de la información y los conocimientos que ellas poseen, de modo que propicie
una adecuada toma de decisiones.
Es por ello que, a diario, las organizaciones se ven obligadas a realizar actividades
y funciones lógicas por medio determinadas habilidades y técnicas
con el objetivo de cumplir sus metas y objetivos. Dichas técnicas deben
conocerse por aquellas personas responsables de funciones claves de las que
depende el desarrollo exitoso de la organización. Estas funciones claves
propician el desarrollo de la gestión organizacional.
Al respecto Ponjuán, en su definición, expresa que la gestión
"es el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan una
variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización".
16
Es necesario señalar que, al igual que las organizaciones, las personas
en la práctica diaria también necesitan apoyarse en determinadas
técnicas a la hora de gerenciar su quehacer por lo que también
inconscientemente realizan funciones de gestión.
Por su parte, Koontz y Weihrich, definen la gestión como "el
proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando
juntos en grupo, cumplen eficientemente con los objetivos seleccionados".
18
Según Best, la gestión puede considerarse como "el control de un proceso o procesos orientados hacia una meta específica".
Considera que la información es manejable si:
Cabe destacar que, con independencia de la misión, la visión y los objetivos estratégicos de una organización, cualquiera que esta sea, debe desarrollar las cuatro funciones básicas de la gestión, englobadas dentro del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir y controlar. Dichas funciones tienen carácter cíclico, debido a su constante interrelación dinámica para alcanzar los objetivos propuestos con eficiencia.
Cuando una organización es incapaz de desarrollar sus funciones de gestión eficaz y eficientemente, resulta imposible, cualquiera que sea su misión y objetivos a alcanzar a largo y corto plazo, tener un desarrollo exitoso. Sin dudas, estará condenada al fracaso y lo que es peor, cuando intente reanimarse será como un elefante centenario sin oportunidades y con amenazas que atentarán constantemente contra su vida.
Según Olivé: "La eficacia es una medida normativa del alcance
de los objetivos. Se refiere a la capacidad de la empresa para satisfacer una
necesidad de la sociedad por medio del suministro de bienes y servicios."
Mientras que la eficiencia, según esta misma autora "es una medida
normativa de la utilización de los recursos en ese proceso, una relación
técnica entre entradas y salidas; es la relación entre costos
y beneficios; representa la relación entre recursos aplicados y producto
final obtenido; es la razón entre el esfuerzo y el resultado, entre gastos
e ingresos, entre el costo y el beneficio resultante". 5
Al analizar estas definiciones y todo lo que ellas implican, resulta indiscutible
que para lograr el cumplimiento de estos dos indicadores esenciales en el logro
del éxito organizacional es necesario disponer de información
previamente analizada, lo que sin lugar a dudas, evitará duplicidad de
acciones, esfuerzos y un gasto innecesario de tiempo en la toma de una decisión.
"…Así la eficiencia está dirigida hacia la mejor manera
por la cual las cosas deben hacerse o ejecutarse (métodos), a fin de
que los recursos (personas, máquinas, materias primas) se empleen de
la forma más racional posible. La eficiencia se preocupa por los métodos
y procedimientos más indicados que necesitan planearse y organizarse
adecuadamente con el fin de asegurar el perfeccionamiento del uso de los recursos
disponibles". 20
En este mismo orden, cabe señalar que toda organización que se
proponga alcanzar la eficacia y la eficiencia organizacionales necesarias debe
desarrollar un fuerte proceso decisorio. Las teorías modernas de la administración
sugieren que la organización es un complejo sistema de decisiones donde
participan no sólo los administradores, sino todos sus miembros y ello,
implica que en todos los niveles se tomando decisiones continuamente.
Al respecto, Choo expresa "Las organizaciones son redes de decisiones,
de personas que se ocupan de tomar decisiones y de la toma de decisiones. Estas
resultan en un compromiso con cursos de acción". 3
Por su parte, las afirmaciones de los que ven este proceso con un enfoque económico
también coinciden en que: "Aunque no hay decisiones perfectas, el
criterio que orienta toda decisión es la eficiencia; la obtención
de resultados máximos con medios limitados. La toma de una decisión
significa la adopción de una alternativa escogida, que jamás permite
la realización completa o perfecta de los objetivos pretendidos; pero
que representa la mejor solución encontrada en determinadas circunstancias".
5
No se debe perder de vista, como un elemento decisivo en la correcta toma de
decisiones, la jerarquía de las alternativas. Ello conducirá a
planear el comportamiento de la empresa, guiada por sus objetivos y de forma
racional, con arreglo a las alternativas más adecuadas que conducen al
logro de dichos objetivos.
La mayor parte de los autores hablan en forma general sobre el análisis de información y, en ocasiones, no llegan a proponer su concepto.
Mientras tanto, Faúndez, afirma que "El análisis
de información puede ser de oportunidad -para decidir el mejor momento;
de valor agregado -para potenciar el valor de significados aparentemente inconexos;
de objetivos -para identificar un blanco y abatirlo en el mejor momento posible."
6
Estos planteamientos reafirman la necesidad de las organizaciones de enfrentarse
a un mundo cada vez más competitivo y, por tanto, al que es necesario
adaptarse. Todo esto supone un enorme reto para las empresas, en especial, para
el manejo de grandes volúmenes de información que posibiliten
conocer el entorno y predecir su evolución. En este sentido, puede considerarse
el análisis de información el límite entre los sistemas
de inteligencia y los sistemas de gestión de información y el
escalón donde más valor adquiere la información.
Es entonces indiscutible, la relación existente entre el análisis
de Información y la toma de decisiones. La toma de decisiones es el propósito
final de los análisis de información. Dichos análisis pueden
darse en cualquier terreno de la vida, pero sin dudas, presentan una importancia
sobresaliente en el mundo de las organizaciones.
En forma general, el análisis de información es un proceso de
carácter continuo y sistémico de transformación de la información
en conocimiento y de este último, en decisiones estratégicas,
en otras palabras, buscan extraer conocimiento por medio de métodos y
técnicas, tanto cuantitativas como cualitativas para proporcionar información
útil y valiosa al primer nivel de dirección de la organización
para la oportuna toma de decisiones y por consiguiente, la obtención
de ventajas competitivas.
Es importante señalar que, muy ligada al análisis de información,
se encuentra la actividad de inteligencia empresarial o corporativa por constituir
esta su aplicación principal. Entre los productos típicos de inteligencia
empresarial, se encuentran los siguientes: capacidades de producción
de los competidores, planes de desarrollo de nuevos productos, fuentes de nuevas
tecnologías, carpetas de patentes, inteligencia para planeación
estratégica, identificación de vacíos propios en I+D y
tecnología, evaluación de requerimientos tecnológicos para
nuevos productos o procesos, identificación de nuevos negocios, identificación
de oportunidades comerciales o tecnológicas, perfiles descriptivos de
compañías, productos y personalidades, evaluación de tendencias,
identificación de potencial oculto en los competidores, evaluación
de negociaciones y otros, que se desarrollan según las necesidades de
la empresa y la posibilidad de obtenerlos a partir del análisis de la
información obtenida éticamente.
La tenencia de datos no es el elemento esencial en una toma de decisión
acertada. Al convertir dichos datos en información evaluada y esta en
conocimiento para la acción, se proporciona el apoyo necesario para la
toma de una decisión argumentada, que oriente a la empresa hacia el cumplimiento
de sus metas y objetivos.
La racionalidad de quienes toman decisiones debe seguirse de cerca. En este
sentido, el análisis de información se convierte en el paso imprescindible
de este proceso, es donde se agrega mayor valor a la información, al
ser el proceso básico donde el analista invierte sus mayores esfuerzos,
tanto físicos como mentales, para posibilitar el quehacer de inteligencia
empresarial y la adecuada toma de decisiones.
Recibido: 3 de mayo del 2005.
Aprobado: 19 de marzo del 2005.
Lic. Daymara Díaz Duarte.
Unidad de Información. Centro de Información de ETECSA. Calle
17 e/ 36 y 42, Playa, Ciudad de La Habana, Cuba. Correo electrónico:
daymara@tel.etecsa.cu
1 Licenciada en Información Científico - Técnica y Bibliotecología. Unidad de Información. Centro de Información de ETECSA.
Ficha de procesamiento
Términos sugeridos para la indización
Según DeCS 1
TOMA DE DECISIONES; GERENCIA; CONOCIMIENTO; EFICIENCIA ORGANIZACIONAL.
DECISIONS MAKING; MANAGEMENT; KNOWLEDGE; EFFICIENCY, ORGANIZATIONAL.
Según DeCI 2
TOMA DE DECISIONES; ANALISIS DE DATOS; ANALISIS DE INFORMACION; GESTION EMPRESARIAL;
GESTION DE LA INFORMACION
DECISIONS MAKING; DATA ANALYSIS; INFORMATION ANALYSIS; ENTERPRISES MANAGEMENT;
INFORMATION MANAGEMENT.
1 BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud
(DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2 Díaz del Campo S. Propuesta de términos
para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores
en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf