Lic. Pedro Urra González1, Lic. Keilyn Rodríguez Perojo2, Ing. Carlos M. Concepción Báez3 y Lic. Rubén Cañedo Andalia4
Se expone la visión, misión, escenario, valores, factores críticos del éxito y los objetivos del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed, como organización líder del Sistema Nacional de Información en Ciencias de la Salud en Cuba. Se aborda la creación de la intranet de la institución, su tecnología, su política y diversos aspectos sobre su utilización. La creación de la intranet del centro es, sin lugar a dudas, desde la perspectiva de la gestión del conocimiento organizacional, una formidable herramienta para el cumplimiento de su misión y objetivos.
Palabras clave: Intranet, sistemas de información.
The vision, mission, setting, values, critical factors of success and objectives of the National Medical Sciences Information Centre- Infomed, leading organization of the National Health Sciences Information System in Cuba, are exposed. The creation of the institution's intranet, its technology, policy and diverse aspects on its utilization, are approached. The creation the centre's intranet from the perspective of the organizational knowledge management is, undoubtedly, a formidable tool for the fulfilment of its mission and objectives.
Key words : Intranet, information systems.
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Cita (Vancouver): Urra González P, Rodríguez Perojo K, Concepción Báez CM, Cañedo Andalia R. Intranet del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed: un espacio de trabajo en red para el sistema de información en salud de Cuba. Acimed 2006;14(1). Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_1_06/aci13106.htm Consultado: día/mes/año.
Toda intranet debe, en primer término, capturar la información que se genera internamente en la organización, procesarla, organizarla y compartirla entre sus miembros. En caso contrario, la informatización no apoyará y facilitará la gestión de los procesos y el espacio para la creación de nuevos conocimientos organizacionales.1
Infomed es la red de personas e instituciones que comparten el propósito de facilitar el acceso a la información y el conocimiento para mejorar la salud de los pueblos de Cuba y el mundo, mediante el uso intensivo y creativo de las tecnologías de la información y la comunicación (TICS).
El Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed (CNICM-I) como resultado de un proceso participativo y amplio realizado con todos los trabajadores y dirigentes de las diferentes áreas de la institución, identificó y aprobó durante el año 2003 una estrategia de desarrollo sobre la cual se sustentan todos los procesos y acciones de la organización y que se expresan en su visión, misión , valores deseados, factores críticos de éxito y objetivos estratégicos.
El CNICM-I se proyecta como una organización líder en el campo de la información en ciencias de la salud, que se sustenta en una dinámica y eficiente red de conocimientos de alto valor profesional y humano al servicio de la salud de los pueblos de Cuba y el mundo.
Liderar la transformación del Sistema Nacional de Información en Ciencias de la Salud (SNICS) con el objetivo de convertir la información científico-técnica en un componente esencial al servicio del perfeccionamiento de la salud cubana.
Una intranet es una red privada que permite compartir los recursos de información en una organización, así como los medios informáticos entre sus empleados, que, además, viabiliza y fortalece el trabajo en equipo, pero que no excluye la incorporación de personal externo, por medio de la conexión a otras redes mediante una o más interfaces. Tecnológicamente, toda intranet parece constituir una versión privada de Internet, porque utiliza los protocolos propios de Internet como TCP/IP y el HTTP, con la sola diferencia de que prima, en orden de prioridad, la tenencia y organicidad de la información generada por la organización.1
Actualmente, es impensable una compañía sin un sitio Web –un portal, una intranet, etcétera. Sin embargo, todos los sitios Web presentan un problema común: cómo gestionar su contenido. Este es un reto que puede costar grandes esfuerzos, recursos y tiempo a cualquier organización. Crear un sistema poderoso pero flexible, para una compañía que crece su entorno, que cambia, no es una tarea fácil.3
Plone es un sistema de gestión de contenidos. Un sistema de gestión de contenidos es una herramienta que posibilita que una amplia variedad de empleados centralizados a nivel técnico y descentralizados a nivel no técnico, creen, editen, gestionen y publiquen una diversidad de contenidos como textos, gráficos, videos... siempre que cumplan un conjunto de reglas, procesos y flujos de trabajos establecidos por la autoridad central de la red para asegurar la existencia de un sitio coherente y validado.4
Un sistema de gestión de contenidos debe:
Plone es una solución poderosa, amistosa con el usuario que posibilita añadir y editar con facilidad cualquier tipo de contenido en el Web, navegar, buscar, crear un ambiente seguro y flujos de trabajo. Posibilita construir un sitio cuyo contenido se enriquece constantemente, debido a sus facilidades de actualización e interacción, y con ello, obtener ventajas competitivas. Pero, probablemente su característica más importante es que es un sistema de código abierto y libre. Es posible obtener toda la documentación relacionada con Plone en: http://www.plone.org y una demostración de sus facilidades en: http://demo.plone.org
Recoge los principios, reglas y responsabilidades asociadas al trabajo en el espacio virtual del CNICM-I y es válida para todos los trabajadores del centro y todos los que como invitados o bajo otra figura trabajen en ella.
La intranet del CNICM-I es el espacio de trabajo virtual de la organización y registrarse es una condición para acceder a la información de la organización y participar en su proceso de desarrollo. La formación de los recursos humanos del sistema y su acceso efectivo a la red constituyen las bases sobre las que se desarrolla la intranet.
Los trabajadores que aún no se encuentren registrados deben darse alta en la intranet de manera inmediata. Cada vez que un trabajador ingrese en el centro, deberá darse alta; a aquellos que causen baja, se les retirará la clave de acceso.
Ante el incumplimiento de estas reglas, la administración de la intranet retirará el servicio y la persona perderá los datos que estén bajo su identificación.
La complejidad del CNICM-I, la cantidad de trabajadores situados en diversas ubicaciones físicas y las limitaciones de los lugares disponibles para el trabajo exigen una planificación eficiente y dinámica de nuestras actividades. El hecho de que la mayoría de nuestros trabajadores tienen acceso a la red facilita una planificación dinámica y en red del trabajo.
Se define como evento cualquier actividad que responda a los objetivos derivados de la misión de la entidad que tenga un responsable, una fecha de realización, un lugar (sea este físico o virtual) y participantes. Los eventos se integran dinámicamente en el plan de trabajo del centro y son tareas dirigidas a cumplir los objetivos del centro u otras que se deriven de los compromisos adquiridos por el centro.
Dichas actividades o eventos deben cumplir con un conjunto mínimo de reglas:
Este es un sitio Web para facilitar el trabajo en red. Si el sitio se emplea para otros fines o se introducen prácticas que afecten su actividad, se tomarán las medidas correspondientes: estas pueden ir desde el retiro de las cuentas individuales en la intranet hasta las cuentas de Infomed u otras medidas acordes con el reglamento del centro.
Para incorporar un evento en la intranet usted debe:
Las palabras clave deben representar de la manera más precisa posible el evento que se anuncia. Por ejemplo, puede ser una actividad docente a nivel departamental. En este caso, se deben seleccionar ambas palabras clave, ello es posible sosteniendo la tecla de control y marcando las palabras necesarias. Asimismo, debe definirse un nivel para cada evento, que será el de mayor jerarquía entre los posibles. Por ejemplo, una reunión de un departamento cualquiera, en la que participa uno de sus miembros, para este último el evento es de nivel individual porque él participa, pero es a la vez departamental. En este caso debe seleccionarse el "nivel departamental".
Las actividades deben coordinarse a cada nivel de la organización ,es decir, las tareas de nivel departamental se coordinan con el jefe del departamento, las de la vicedirección con los vicedirectores y las del centro con la dirección.
Se recomienda marcar la opción de "Activado" en el acápite "Permitir discusión sobre este ítem", porque esto facilita recibir comentarios sobre el evento publicado. Al proceder de esta forma, se avanza hacia una cultura de participación colectiva basada en la retroalimentación y el intercambio, que generalmente conduce a mejores resultados, tanto en el plano individual como para la organización.
Una organización abierta necesita conocer qué sucede en sus diferentes áreas y disponer de un mecanismo para alertar a sus miembros sobre asuntos de interés, los acontecimientos que tienen lugar en la red y en el entorno del sistema.
El diccionario de la lengua española define una noticia como la: ”Divulgación o publicación de un hecho”. En términos periodísticos, esta se entiende como un relato breve y objetivo de un hecho sucedido.
Las preguntas básicas a que debe responder una noticia son:
El primer párrafo debe responder al: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde? y el ¿por qué?
En el contexto de la intranet, las noticias a publicar son aquellas que respondan a los objetivos derivados de la misión del centro. Estas noticias se publican en forma dinámica, es decir, cuando algo que ha sucedido merece anunciarse o comentarse.
La publicación de noticias debe cumplir con un conjunto mínimo de reglas:
Este es un sitio Web para facilitar el trabajo en red. Si el sitio se utiliza para otros fines o se introducen prácticas que afecten su actividad, se tomarán las medidas correspondientes, según establece el reglamento del centro.
Para incorporar una noticia en la intranet usted debe:
Registrarse.
Adicionar la noticia, a partir de los datos siguientes:
Asignar las palabras clave adecuadas en: Propiedades -> Palabras Clave
Enviar la noticia para su publicación.
Antes de enviar la noticia para su publicación, se debe corregir su ortografía y gramática.
El formato MADE (mensaje, acción, detalles, evidencia) es una forma para estandarizar las comunicaciones, especialmente en asuntos de trabajo. Es el formato recomendado para la elaboración de mensajes en la intranet.2
MensajeEs la parte inicial de la comunicación y debe establecer claramente el asunto que desea tratarse. Debe decir de manera muy precisa el qué del asunto a tratar, escribirse con claridad y de forma que atraiga la atención del receptor.
AcciónInmediatamente que se recibe un mensaje, el receptor deseará saber qué se reclama de este. Debe decirse con claridad qué se pretende que realice la persona destinataria del mensaje. La comunicación debe ser muy clara para que la persona pueda actuar.
DetallesDebe contener las especificaciones que necesita el receptor para ejecutar la acción que se reclama de este. Debe contener las direcciones de contacto, ubicación de la información y otros "detalles" que complementan la información anterior.
EvidenciaEs la información complementaria que ofrece elementos que justifican los planteamientos realizados en los párrafos precedentes. No es imprescindible y se utiliza cuando se desea convencer de algo o dotar al receptor de información y datos adicionales para justificar el porqué de la acción requerida.
Si se redactan los mensajes, según estas recomendaciones, se facilitará considerablemente su comprensión y la comunicación en general. Es aplicable a la redacción de mensajes de correo electrónico, comunicaciones en la intranet, memos y otras clases de comunicaciones. Se plantea que el 90% de las comunicaciones de trabajo pueden utilizar este formato.
La creación de la intranet del CNICM-I es, sin lugar a dudas, desde el punto de vista tecnológico, pero, sobre todo, desde la perspectiva de la gestión del conocimiento organizacional, una formidable herramienta para el cumplimiento de su misión y objetivos.
La coordinación global de las actividades en la intranet del CNICM-I está a cargo de:
Ing. Carlos Mario Concepción Báez. Correo electrónico: carlos.concepcion@infomed.sld.cu
Recibido: 22 de enero del 2006. Aprobado: 5 de febrero del 2006.
Lic. Pedro Urra González. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. Calle 27 No. 110 e/ N y M, El Vedado. Plaza de la Revolución. Ciudad de La Habana. Cuba. Correo electrónico: pedro.urra@infomed.sld.cu
1Licenciado en Relaciones Internacionales. Director. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed. 2Licenciado en Bibliotecología y Ciencia de la Información. Red Telemática de Salud en Cuba (Infomed). Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed.
3Ingeniero Civil. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed.
4Licenciado en Información Científico-Técnica y Bibliotecología. Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas-Infomed.
Ficha de procesamiento
Términos sugeridos para la indización
Según DeCS1
REDES DE COMUNICACIÓN DE COMPUTADORES; CENTROS DE INFORMACIÓN; CUBA.
COMPUTER COMMUNICATION NETWORKS; INFORMATION CENTERS ; CUBA .
Según DeCI2
REDES DE COMUNICACIÓN DE COMPUTADORAS; INFOMED; CUBA.
COMPUTER COMMUNICATION NETWORKS; INFOMED; CUBA .
1BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.
Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm
2Díaz del Campo S. Propuesta de términos para la indización en Ciencias de la Información. Descriptores en Ciencias de la Información (DeCI). Disponible en: http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf